Nota Fiscal Eletrônica: como emitir e reduzir a papelada da sua empresa

A Nota Fiscal Eletrônica chegou para revolucionar a forma como emitimos as Notas Fiscais e as armazenamos. Se até pouco tempo atrás, elas representavam uma papelada gigantesca na sua empresa, hoje, é possível armazenar as notas emitidas em uma pasta do seu computador ou em um programa de gestão – muitas vezes até mesmo na nuvem, sem ocupar espaço na memória do seu desktop. 

No texto de hoje, vamos te explicar como você pode emitir uma nota fiscal eletrônica e quais são as principais vantagens em utilizar esse modelo hoje em dia. Veja abaixo!

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica é uma formalização da compra e venda de um produto e serviço ou de uma transação comercial de qualquer natureza, como uma doação, por exemplo. Emitir nota fiscal é obrigatório para todas as empresas, com exceção do MEI, que tem obrigação legal apenas de emitir nota fiscal aos seus clientes pessoa jurídica – e aos seus clientes Pessoa Física quando há a solicitação. 

Existem alguns tipos de Notas Fiscais que devemos considerar antes de continuar este texto. São:

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

A NF-e, ou Nota Fiscal de Produto Eletrônica, é mais indicada para quem possui um comércio, já que ela veio para substituir o modelo antigo que registrava as vendas de produtos físicos – aqui, incluem-se os móveis, livros, eletrônicos, produto de beleza, entre tantos outros comuns do comércio varejista. Sua principal função é cobrar o ICMS e o IPI, que são impostos ligados aos produtos e mercadorias. 

Essa NF não está ligada ao município e sim à Secretária do Estado da Fazenda e para emiti-la, você precisa de uma assinatura digital válida e da autorização do seu estado. 

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é, como o nome indica, utilizada para formalizar a prestação de serviço. Diferente da NF-e, ela está ligada diretamente com a prefeitura da sua cidade, ou seja, você precisa pedir autorização para a prefeitura quando quiser se cadastrar e começar a emitir NFS-e. Depois de cadastrado na prefeitura, existem uma série de aplicativos e programas que facilitam a emissão – além, claro, do site de cada prefeitura que permite a emissão diretamente por ele. 

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é utilizada para todos os tipos de serviços, até mesmo para advogados, médicos, contadores, etc. 

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) tem relação com o consumidor final. Quando você compra um produto, seja pela internet ou presencialmente, você irá receber uma nota fiscal completa, com seus dados e dados do produto e da empresa vendedora. Essa nota fiscal tem como objetivo evitar fraudes e garantir que a troca do produto possa acontecer – assim como a devolução do dinheiro. Hoje em dia, temos muito mais emissão da nota fiscal do consumidor eletrônica do que os cupons fiscais, afinal, ela é mais segura e mais indicada do que eles. 

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Existem empresas que não precisam emitir muitas notas por mês e, por isso, optam pela nota fiscal avulsa. É comum que microempreendedores optem por ela, já que nem sempre eles precisam emitir uma nota aos seus clientes, com exceção das pessoas jurídicas. Nas empresas maiores, a NFA-e não é tão comum, já que ela possui um limite de 10 produtos por nota fiscal, o que pode não ser a melhor escolha para um varejo maior. 

Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?

Vamos agora explicar de forma geral como você pode emitir uma nota fiscal eletrônica. Lembrando que cada tipo de nota fiscal possui o seu local de emissão, ou seja, para notas de serviço, por exemplo, você deve buscar plataformas ou o site da prefeitura da sua cidade. Porém, em geral, os dados necessários para emissão costumam ser:

• Dados do emitente, ou seja, quem está emitindo a nota: São necessários os dados da empresa, como CNPJ, endereço e inscrição estadual. 
• Dados do destinatário, quem irá receber a nota: São necessários os dados como CNPJ ou CPF, endereço, e nome da empresa ou da pessoa física. 
• Dados dos impostos e o cálculo das taxas.  
• Dados dos produtos ou serviços: Preencha o tipo de serviço ou produto, como quantidade, horas trabalhadas, etc. 
• Dados Adicionais: Frete, dados sobre os produtos, dados da entrega, entre outros. No caso de serviços, os dados acima são suficientes e não precisam de adicionais. 

Vantagens de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica 

As notas fiscais eletrônicas vieram para revolucionar a ideia de que burocracia se fazia com muito papel. Hoje, emitir uma nota fiscal de qualquer lugar e sem gerar pilhas de documentos é a solução mais sustentável e mais prática também. Além disso, algumas vantagens valem ser citadas:

• Além de menos lixo, a nota fiscal eletrônica é mais rápida e prática. É possível utilizar aplicativos ou mesmo plataformas para cadastrar os clientes e enviar as notas de maneira mais automatizada. Não é preciso preenchê-la a cada nova emissão, o que facilita bastante o trabalho e até mesmo o atendimento.
• A Nota Fiscal Eletrônica é mais segura, já que não há como frauda-la. Assim, seu cliente fica mais seguro e você também. Com a emissão correta das notas, evita-se problemas com o Fisco. 

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